Rechnungen und Belege

Firmendaten und Nummernkreise

Zahlung & Versand → Belege & Vorlagen:

• Firmen-Stammdaten für alle Belege: Firmenname, Kontakt-E-Mail, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., IBAN, BIC, Bank, MwSt-Satz, Logo.
• Nummernkreise je Belegart: Präfix, Startnummer, Stellen. Sobald ein Beleg existiert, ist das Präfix gesperrt — Rechnungsnummern müssen lückenlos und eindeutig bleiben.

Vorlagen

Je Belegart (Rechnung, Lieferschein, Gutschrift / Storno) eine bearbeitbare HTML-Vorlage mit Platzhaltern. Standardvorlage wiederherstellen setzt sie zurück.

Platzhalter	Inhalt
{{ logo }}, {{ firma_name }}, {{ firma_anschrift }}, {{ firma_ustid }}	Firmendaten
{{ firma_iban }}, {{ firma_bic }}, {{ firma_bank }}	Bankverbindung
{{ beleg_titel }}, {{ beleg_nr }}, {{ datum }}	Kopf des Belegs
{{ rechnungsnummer }}, {{ rechnungsdatum }}	Rechnung
{{ rechnungsadresse }}, {{ lieferadresse }}	Anschriften
{{ positionen }}	Tabelle der Positionen
{{ zwischensumme }}, {{ versand }}, {{ gesamt }}	Summen
{{ steuerzeilen }}	je Steuersatz eine Zeile mit Netto und Steuer
{{ mwst }}, {{ mwst_satz }}	Steuer gesamt bzw. Satz (bei einem Satz)
{{ zahlungshinweis }}	Zahlart, bei Vorkasse mit Bankverbindung
{{ gutschrift_nummer }}, {{ gutschrift_datum }}, {{ rechnung_referenz }}, {{ storno_grund }}, {{ korrektur_satz }}	Gutschrift / Korrektur

Als Kleinunternehmer ersetzt der §-19-Hinweis die Steuerzeilen.

Wann welcher Beleg entsteht

• Rechnung: beim Status „Versandt” (bei rein digitalen Bestellungen beim Zahlungseingang), auf Wunsch vorher über Rechnung jetzt erstellen. Sie geht mit der Versandmail raus und steht im Kundenkonto.
• Lieferschein: jederzeit an der Bestellung.
• Gutschrift / Storno: an der Bestellung über Gutschrift / Storno erstellen — für die ganze Rechnung oder einen Teilbetrag, mit Grund. Teilkorrekturen heißen „Rechnungskorrektur”, nicht Stornorechnung; mehrere je Bestellung sind möglich. Wählst du bei der Erstattung die betroffenen Artikel, nennt der Beleg sie einzeln, und die Steuer folgt deren Sätzen. Ohne Auswahl wird der Teilbetrag im Verhältnis der Bestellung auf die Sätze verteilt, ebenso bei Erstattungen, die du direkt im Konto des Zahlungsanbieters auslöst.

Ausgestellt ist ausgestellt

Jede Rechnung und Gutschrift wird beim Ausstellen einmal als PDF (bei Geschäftskunden auch als E-Rechnung) mit Prüfsumme abgelegt. Backend, Kundenkonto und Rechnungsmail liefern danach genau diese Datei — eine spätere Änderung an Vorlage, Firmendaten oder Bestellung ändert eine ausgestellte Rechnung nicht mehr. Ab der Rechnung sind deshalb Positionen, Versandkosten und Rechnungsanschrift der Bestellung gesperrt.

Korrigieren heißt: Rechnung über Gutschrift / Storno erstellen voll stornieren, die Bestellung ändern, Neue Rechnung ausstellen. Die neue bekommt eine neue Nummer, die alte bleibt unverändert erhalten. Rechnungen aus der Zeit vor dieser Funktion legt der Shop nach dem Update im Hintergrund ab, so wie sie an diesem Tag aussehen, und vermerkt das im Protokoll der Bestellung.

Die Dateien liegen im Shop unter storage/app/private/belege und gehören zum Backup — beim Umzug müssen sie mit. Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.

E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X)

Zu jeder Rechnung und Gutschrift gibt es an der Bestellung den Knopf E-Rechnung (XML): die Rechnung als strukturierte Datei nach EN 16931 — das Format, das für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 (alle) Pflicht ist. Geschäftskunden (oder Bestellungen mit USt-IdNr.) bekommen die Datei automatisch als zweiten Anhang zur Rechnungsmail; abschalten lässt sich das unter Belege & Vorlagen.

Damit die Datei gültig ist, müssen die Firmendaten vollständig sein: Name, Anschrift mit Zeile „PLZ Ort”, USt-IdNr. oder Steuernummer. Vor dem ersten Einsatz lohnt es, eine erzeugte Datei bei einem Prüfdienst (z. B. dem Validator der KoSIT) hochzuladen.

XML im PDF: Unter Belege & Vorlagen lässt sich die E-Rechnung zusätzlich in das PDF einbetten, als PDF/A-3 nach ZUGFeRD. Der Schalter ist zunächst aus. Schalte ihn erst dauerhaft ein, wenn ein Prüfdienst einen deiner Belege akzeptiert hat. Die XML-Datei geht weiterhin mit, und bei einer Leitweg-ID bleibt es bei der reinen XRechnung.

Belegliste

Aufträge & Belege → Belege mit vier Reitern: Rechnungen, Gutschriften, Rückzahlungen, Widerrufe — Zeitraum, Suche, Summenzeile über den gefilterten Bestand, PDF-Zugriff.

Buchhaltungs-Export

Zahlung & Versand → Buchhaltungs-Export: Zeitraum (Rechnungsdatum) wählen, CSV herunterladen. Eine Zeile je Rechnung, aufgeteilt nach Steuersätzen (19 %, 7 %, 0 % und „sonstige”), Korrekturbelege mit negativen Beträgen und Bezug auf die Ursprungsrechnung. Felder, die in Excel als Formel gelten würden, werden entschärft. Bei Geschäftskunden stehen USt-IdNr., Zeitpunkt und Abfragekennung der EU-Prüfung dabei, die für die Bestellung galt (Spalten ust_id_geprueft_am, ust_id_kennung).